Automatización de Procesos – RPA

La Automatización de Procesos

Presente y futuro

¿Qué es RPA?

La Robótica (RPA) está orientada a ofrecer soluciones de automatización en entornos donde la integración de plataformas no es una opción viable. En este sentido, RPA ofrece soluciones fiables y económicas de rápida implantación, sin tocar los sistemas existentes.

¿Cuáles son las previsiones de implantación de RPA?

Según Forrester (The State of RPA – Nov 2015), RPA ha venido para quedarse y consolidarse, y se prevé que a partir del 2018, el 9% de la fuerza laboral mundial (230 Millones) esté “afectada” por la tecnología RPA.

¿Qué se puede esperar hoy realmente de RPA?

La tecnología actual permite trabajar con datos estructurados y realizar casi cualquier operación soportada por reglas de negocio.

Igualmente, es capaz de procesar información desestructurada, realizando ciertas tareas básicas a partir de ella.

Machine Learning es todavía una promesa.

Claves para sacarle partido a las Soluciones Tácticas de Automatización

RPA = Soluciones de Automatización Tácticas

Un robot es un conjunto de tecnologías (screen scraping, OCRs, Web scraping, dispositivos de escritura, de entrada y salida…) cuyo objetivo es emular tareas que realizan agentes humanos. Y, hoy por hoy, el foco son tareas de bajo valor añadido, es decir aquellas en las que no se requiere de un alto grado de interpretación.

¿Es necesario automatizar el 100% de un proceso para que el proyecto tenga sentido?

No necesariamente. El grado de éxito final se medirá en base al ROI conseguido, pero como norma básica, el enfoque ha de ser el de automatizar tareas. En procesos de baja volumetría, la rentabilidad vendrá por intentar automatizar el proceso completo, mientras que en procesos de alta volumetría, la descarga de ciertas tareas ya aportará importantes ahorros. En cualquier caso, el objetivo de ahorro no ha de ser nunca inferior al 20%.

Modelo de control de la solución

La Oficina de Robotización es el eje fundamental a través del cual implementar las iniciativas de automatización. Es el elemento que lidera y dinamiza el despliegue de las soluciones, e igualmente permite al cliente controlar en todo momento el servicio y actuar sobre él. Por último, es un elemento clave en el modelo de soporte para asegurar el servicio comprometido.

Modelo de Servicio vs Licencias

Frente al modelo clásico licenciatario, Bip Iberia apuesta por un modelo de servicio adaptado a las necesidades del cliente, en el que se cubran las 3 fases de un proceso de robotización: identificación de procesos, implementación de la Solución de Automatización y soporte al parque de robots. Bip Iberia, en función de las necesidades del cliente, actúa sobre todos los elementos de esta cadena de valor.

Contexto del Mercado

La Tecnología bien utilizada incrementa exponencialmente la capacidad de obtener eficiencias…

- La tecnología es una de las principales palancas a utilizar para profundizar en la búsqueda de la eficiencia. Bien sea con un enfoque estratégico o táctico, la tecnología ofrece la posibilidad de automatizar una variedad de tareas que permite liberar y centrar la labor humana en tareas de alto valor.

- Con el aumento de la complejidad y diversidad de los ecosistemas tecnológicos de las organizaciones, las soluciones tácticas encaminadas a automatizar tareas sin requerir una integración de las diferentes plataformas se presentan como una opción muy práctica y económica para conseguir, de forma rápida, mejoras en las productividades y en la fiabilidad de los procesos.

- Es en este entorno y con este enfoque que las soluciones denominadas RPA (Robotic Process Automation) ofrecen al cliente una flexibilidad operativa muy elevada, entendida como una capacidad para automatizar tareas parciales y/o procesos completos de forma rápida y económica, sin necesidad de tener que embarcarse en largos y complejos proyectos tecnológicos de integración cuyo grado de éxito y nivel de retorno económico son más inciertos.

La Automatización

En cuanto a beneficios, RPA aporta 3 ventajas fundamentales frente a las soluciones clásicas de integración de sistemas…

ESCALABILIDAD

La solución puede ser tan grande o tan pequeña como sea necesaria. Si en un momento dado necesitas aumentar considerablemente tu capacidad de proceso, simplemente habrá que asignar un mayor número de robots, lo que se puede hacer de manera inmediata.

NO INTRUSIVA Y TIME-TO-MARKET REDUCIDO

En la automatización vía RPA el objetivo no es cambiar los procesos ni los sistemas existentes, ni introducir nuevos sistemas, sino utilizar las aplicaciones que ya existen siguiendo el proceso de negocio que ya está implantado en la organización. Es decir, los sistemas serán utilizados por los robots software en lugar de ser las personas las que los usen.

EXCELENTE ROI

Los plazos habituales de implementación son semanas, aún en procesos complejos, por lo que en pocas semanas el cliente puede tener el primer robot operativo y recuperar la inversión en pocos meses, con un ROI muy alto.

El resto de los beneficios son los propios de cualquier solución de automatización de procesos…

Reducción de Costes

El coste del robot es sensiblemente inferior al coste del recurso equivalente sustituido. Procesos hasta 100% desatendidos.

Productividad

El robot puede funcionar 24x7x365, con la única limitación de la disponibilidad de las aplicaciones que maneja. Por término medio, un robot software sustituye a 2-3 FTEs.

Calidad y Precisión

Se reducen los errores humanos, aumentando la calidad del proceso y limitándose considerablemente el Riesgo Operacional.

Auditoría y Métricas

Los robots aportan información detallada de lo que han hecho y cómo lo han hecho, permiten tener métricas operacionales en tiempo real.

Cualquier proceso manual es susceptible de automatizarse, ahora bien, existen una serie de criterios que han de aplicarse…

- ¿Cuántas veces se ejecuta el proceso?

- ¿Cuánto tarda una persona en realizarlo?

- ¿Cuántas aplicaciones distintas intervienen en el proceso?

- ¿Cuántos flujos o casuísticas distintas puedes encontrarte al procesar una tarea de este proceso?

- ¿Es necesario automatizar todos los flujos?

Aplicaciones robotizacion

Propuesta de Valor Diferencial de Bip

Con el objetivo de maximizar el ROI del cliente y la fiabilidad de la solución, Bip ofrece sus soluciones de automatización en modo servicio…

Modelo Licenciatario

Este es el modelo de negocio que ofrecen en la actualidad los principales proveedores tecnológicos. Se trata de compañías tecnológicas que comercializan su herramienta en base a un modelo de licencias de uso, con un valor fijo e independiente del Business Case de cada proceso a automatizar.

Modelo de Servicio Integral

El enfoque de Bip se centra en ofrecer un Servicio Integral de Automatización de procesos, es decir, ofrecer al cliente la Solución de Automatización de los procesos que mejor se adapte a sus necesidades, con un foco claro en ofrecer un servicio y no solo un producto. La forma más efectiva de realizar ésto es a través de una Oficina de Robotización conjunta desde la cual se da servicio al despliegue y mantenimiento de la red de aplicaciones de automatización. 

La filosofía del servicio consiste en acompañar al cliente durante el ciclo completo de mejora, es decir identificación, despliegue y soporte de las soluciones…

FILOSOFÍA DEL MODELO DE SERVICIO
Las premisas bajo las cuales se enmarca la propuesta de servicio de Bip son las siguientes:

Se ofrece un servicio integral

Se garantiza el nivel de servicio

Se divide en 2 fases: Despliegue y Mantenimiento

El Modelo de Servicio que se propone gira en torno a 3 ejes principales:

Dentro de esta filosofía de servicio, la figura de la Oficina de Robotización es clave para asegurar la consecución y el mantenimiento de los ahorros previstos…

OFICINA DE ROBOTIZACIÓN
Su misión principal es impulsar la implantación de Soluciones de Automatización a lo largo de la organización

Objetivos principales

 - Impulsar la realización de Business Cases de mejoras de procesos vía automatización
 - Asegurar el despliegue con éxito de las iniciativas de automatización
 - Dar soporte al parque activo de Robots
 - Apoyar la necesaria Gestión del Cambio

Funciones principales

1- Pre-despliegue:
-Identificación de oportunidades de automatización
-Realización de Business Case
-Definición del Proyecto de Automatización

2- Despliegue:
-Implementación de las soluciones.
-Gestión del cambio

3- Post-despliegue:
-Validación del Business Case
-Soporte a las soluciones automatizadas

Formato de trabajo

- Oficina integrada en áreas de Organización / Eficiencia / Procesos /Transformación
- Estará habitualmente compuesta por recursos del proveedor y coordinación del propio cliente
- Mix de perfiles técnicos y de procesos

Soluciones

Las soluciones de automatización se pueden clasificar en 3 grandes tipologías…

RPA (Robot Process Automation)

Ámbito
-Automatización de procesos de negocio, soporte y administrativos

- Soluciones multisectoriales

Objetivo principal
-Eliminación del procesamiento manual en procesos o tareas de bajo valor añadido que no requieren de una labor de interpretación

Beneficio principal
-Aumento de la productividad, fiabilidad y flexibilidad operativa

RTA (Robot Testing Automation)

Ámbito
-Automatización de las pruebas de usuario y/o test de regresión en la implementación de aplicaciones
-Clientes con proyectos de implantación de desarrollos tecnológicos

Objetivo principal
-
Eliminación del procesamiento manual de los casos a testar

Beneficio principal
-
Reducción plazos de ejecución de pruebas

RIC (Robot Information Collector)

Ámbito
-Captura de logs y datos de volumetría y tiempos de ejecución
-Plataformas de operaciones y/o servicios

Objetivo principal
-Obtención de datos de volumetrías y tiempos de ejecución para el cálculo de productividades y niveles de servicio

Beneficio principal
-
Incremento de la productividad por gestión proactiva de los servicios

¿Cómo enfocamos la implantación de un Programa de Automatización?…

1  Análisis de procesos y actividades


Levantamiento / análisis de procesos. Identificación de tareas y procesos susceptibles de robotización.
En función de madurez de la organización, es necesaria la implantación de pilotos.

Diseño de la plataforma de Robotics y el roadmap de transformación


Definición de los procesos a ser robotizados y el orden de implantación, incluyendo necesidades de reorganización y métricas de control.

3 Implantación


Creación de la plataforma, programación de los robots y prueba de funcionamiento según los requisitos de negocio. Los procesos se irán añadiendo paulatinamente asegurando la corrección de su diseño.

Reorganización, Gestión del Cambio y Monitorización


En los proyectos es necesario la monitorización de la plataforma completa y el funcionamiento de los cambios organizativos. Debido a la profundidad del cambio es imprescindible una gestión del cambio y un esfuerzo en la  comunicación que incida en normalizar las relaciones hombre-máquina.

Casos de aplicación

Desde procesos de poca complejidad pero en entornos tecnológicos “complicados” (sistemas legacy)…

Hasta procesos de mayor complejidad en cuanto a reglas de negocio y procesamiento de la información…

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